Après l’impression et éventuellement le brochage, le routage est le dernier maillon de la chaîne graphique. Le routage consiste à préparer chaque exemplaire pour le diffuser individuellement à un abonné, un client ou un prospect.
Mise sous film, sous papier, sous enveloppe, ou routage à découvert ?
Les exemplaires de votre produit imprimé doivent être conditionnés individuellement avant d’être remis à un opérateur postal. Cette étape est indispensable si vous souhaitez ajouter d’autres documents : flyers, enveloppe-réponse, objet promotionnel, etc. Selon le poids et le format de l’envoi, votre prestataire recommandera un type d’emballage.
La mise sous enveloppe sera réservée à des plis légers et de format standard, pour correspondre aux types d’enveloppes existantes et aux contraintes des machines de tri postal. Pour des envois plus importants comme des magazines ou des catalogues, on utilisera des machines de mise sous film. Cependant, le film plastique est interdit par les règles environnementales, les machines ont été converties pour faire de la mise sous papier.
Enfin, pour un produit qui peut voyager seul, le routage à découvert se développe progressivement. L’adresse du destinataire est mise directement sur l’imprimé, il n’y a plus d’emballage et cela réduit les coûts. Certains donneurs d’ordre ont également profité de cette possibilité pour concevoir des produits tout-en-un qui sont adressés à découvert, mais qui se déplient et proposent un message complet assez ludique et donc efficace du point de vue marketing.
Le routage, dépense subie ou potentiel d’économies ?
Du fait des coûts importants de l’affranchissement, le routage est souvent un des principaux postes de dépenses dans le coût global d’un produit imprimé. Et la complexité des tarifs postaux fait que trop de donneurs d’ordre pensent que cette dépense est impossible à maîtriser, et que beaucoup de prestataires se contentent d’emballer et d’adresser les plis.
Pourtant, cette dépense peut être une source d’économie importante !
En anticipant le coût du routage dès la conception de votre imprimé, il est possible par exemple de jouer sur le choix du papier ou sur le format pour réduire le poids, et ainsi bénéficier de tarifs postaux plus avantageux.
Plus complexe, une analyse fine qui croiserait les adresses de vos destinataires, le type de contenu envoyé à chacun, et les capacités techniques du routeur, peut permettre d’identifier des optimisations importantes du tarif postal. Si on ajoute à cela la maîtrise des délais de production pour redonner des jours supplémentaires à la diffusion, alors l’économie peut atteindre 10% de la facture postale ! De quoi se payer un beau papier pour la couverture, une 5e couleur ou un vernis qui attire l’œil…
Quelle différence entre la logistique et le routage ?
Routage, logistique globale, réassort, fulfillment, … les prestataires utilisent parfois des termes sans vous les expliquer.
Concrètement le routage va être l’envoi individuel, par voie postale, d’un exemplaire à un destinataire. Tandis que la logistique va plutôt concerner l’envoi de plusieurs exemplaires, par transporteur.
Les deux métiers peuvent s’associer. Vous pouvez par exemple router un catalogue à vos clients et prospects, et le diffuser en parallèle en quantité plus importantes dans des réseaux de point de vente. Par la suite vous pouvez l’envoyer régulièrement aux nouveaux demandeurs, en arbitrant entre le délai de réception et la recherche du meilleur tarif postal.
Notre expérience va même jusqu’au croisement de ces deux métiers, en recherchant le meilleur compromis entre le service du client et la maîtrise des budgets. Par exemple, on peut décider d’envoyer par voie postale les demandes jusqu’à un certain poids même si cela concerne plusieurs exemplaires, et de déclencher un transporteur quand la quantité est plus importante.
Comprendre les tarifs postaux
Pour préparer un routage, la compréhension et la maîtrise des tarifs postaux peut rapidement virer au casse-tête ! Là aussi beaucoup renoncent et attendent de recevoir la facture…
En résumé, le tarif va dépendre :
- du type de message : les tarifs postaux ne sont pas les mêmes pour un titre de presse, un envoi promotionnel qui relève du marketing direct, un courrier de gestion à vos clients, etc.
- du poids de l’envoi : bien évidemment, plus l’envoi est lourd plus le tarif est élevé. Mais les grilles tarifaires ne sont pas linéaires, il existe des effets de seuils à anticiper car ils peuvent coûter très cher quand on tombe dans un autre tarif pour quelques grammes de trop !
- du nombre d’envois : plus la diffusion est importante plus le tarif est dégressif, mais là aussi ce n’est pas linéaire, et il est parfois préférable de rajouter quelques adresses dans un fichier pour aller chercher une tranche de prix plus favorable.
- de la maîtrise technique du prestataire : il n’est pas obligatoire de router poids par poids ou contenu par contenu. Il faut savoir choisir le prestataire qui convient le mieux, et qui pourra si besoin utiliser différents moyens techniques (routage sélectif, personnalisation on-line, scan & print, etc.) pour trouver le meilleur compromis entre le coût du routage et le budget d’affranchissement.
En conclusion, le routage est un métier à part entière, trop souvent négligé alors qu’il représente une part très importante du budget d’un imprimé. Et la maîtrise de ces enjeux nécessite de s’interroger dès la conception du produit, pour anticiper les conséquences postales des choix qui seront faits sur le grammage du papier ou le format du document.